返金義務のある予約金は未提供額と返金原資を分けて管理

残高のうち返金・提供に対応する金額を区分し、調達方法へ加える場合も性質と条件を明記します。

口頭意向、登録、申込、決済完了を段階別に管理し、未入金の予約を現金に含めず、入金済みで取消可能な分は返金義務を併記します。

自社が支払う店舗保証金は必要資金側、顧客から受け取る返還可能な保証金は別の負担を伴う入金として整理します。

顧客から受け取ったお金を別の口座へ移しても、返金や提供の義務は変わりません。申込先には、誰から受け取り、いつ返す可能性があり、いくら未提供なのかを説明します。通帳の見た目だけを整えるのではなく、調達区分と実態を対応させてください。公庫の資金計画チェックでも必要な資金と調達方法をそろえることが基本です。 日本政策金融公庫「創業計画書セルフチェック：資金計画」

口座残高177万円、返金準備100万円、使用可能額77万円という三つの欄を分けます。100万円を別口座へ移しても事業全体の現金は変わらず、顧客へ返すまでは外部への出金ではありません。返金準備を既に差し引いた77万円の表へ、後で同じ返金100万円を再び引くと二重控除になります。どの残高から始める表かを明示してください。

提供をやめれば仕入や外注のすべてが消えるとは限りません。納品済み材料、手付金、キャンセル料などは残る場合があります。一方、まだ発注していない原価まで返金案へ足すと必要額を過大に見積もります。顧客への返金と業者への支払を契約別に確認し、同じ原価を提供継続案の内訳と取消不能額の両方に重ねないようにします。

決済会社の管理画面で返金を受け付けた日と、事業の口座から負担が発生する日は一致するとは限りません。次回精算から差し引かれるのか、別途入金が必要なのかを確認します。返金完了の顧客案内も、処理状況に合わせます。手数料が返らない契約なら、その負担を顧客返金額から勝手に差し引かず、約束した返金条件と精算方法を確認してください。

返金不可と書いたからといって、事業者側の中止や契約の無効等まで同じ扱いになるとは限りません。適用される法律や条項の有効性、表示と個別合意の関係は専門家へ確認します。少なくとも資金計画では全額返金案も一度置き、支払えない規模の予約を受けていないか確認します。取消率を過去実績なしに小さく置き、資金が足りるように調整しないことが大切です。

使ってしまった額だけを振り返るより、現在いくらの返金・提供義務が残り、今後いつ支払うかを整理します。資金が不足する場合は、新たな顧客入金だけで過去の返金を賄う計画を続けず、募集量、設備支出、開業日を見直して早めに相談します。顧客への説明、返金条件の協議、金融機関への計画更新は、実際の契約と残高を基に進めてください。