通帳と本人確認書類渡す範囲・相手を確認

「通帳」と一括りにせず、誰が何を確認し、どこへ提出するかを依頼文と照合します。

日本政策金融公庫「インターネット申込時にご準備いただく書類」は、インターネット申込で創業計画書や本人確認書類等をファイルで提出する案内です。紙の通帳がない場合の画面写しについても必要表示項目を案内しています。これは公庫の正式な提出先に関する説明で、民間支援会社へ同じ範囲を渡す根拠にはしません。

不要情報を自己判断で黒塗りする前に、確認目的と加工可能な範囲を提出先へ聞きます。加工前の元ファイルを支援会社へ預けるのではなく、自分の管理領域に保管します。

支援担当者の人柄だけでなく、会社としての管理方法を確認します。

個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）」は、個人データの安全管理措置、従業者の監督、委託先の選定・契約・取扱状況の把握や、漏えい等への対応を示しています。具体的な措置は事業規模や取扱状況等で異なるため、認証マークの有無だけで安全と断定しません。

共有リンクには有効期限と個別権限を設定し、送信前に既知の連絡先など別経路で宛先を確認します。送信後は受領の確認と記録を行います。ファイル名にも本人確認番号など不要な情報を入れません。

管理単位は「別の原本が18個ある」という意味ではありません。一つのファイルが主保存、処理委託先、バックアップに存在する状態を台帳上で数える例です。

18という数は安全度や法定保管数を示しません。目的は、「担当者のPCから消したので全部消えた」と早合点せず、委託先やバックアップを含む所在と期限を確認することです。

支援会社が委託先へ必要な情報だけを渡す設計か、再委託を認める条件、取扱状況をどう確認するかも聞きます。説明と契約が一致しなければ、提出範囲や経路を見直します。

以下は事故報告の要否を判定する基準ではなく、初動で失わないための架空の時系列です。

送信日時、受信者、対象ファイル、含まれる情報、閲覧・取得ログ、停止措置、連絡先を同じ記録へ置きます。受信者の善意だけに頼らず、技術的にアクセスを止められたかを確認します。

本人や監督機関への報告が必要か、どの期限・方法かは情報の内容と状況で異なります。事業者の責任者、法務担当、必要に応じ専門家が最新ルールで判断します。

架空例の8分は送信から発見・停止までに経過した時間で、許容時間ではありません。気づいた時点で直ちに停止・連絡します。停止後も閲覧・取得済みの可能性を確認し、ログを消さずに保全します。記事の時刻や順番を法定報告期限として使いません。

支援終了時に「対応済み」という一文だけで終えず、対象別に確認します。

計算例では終了日に原本2点を返却し、主保存と委託先の計12件を削除確認、バックアップ6件は後日の失効予定として追跡します。件数の合計ではなく、各行が完了した根拠を残します。

法令・契約上保持する必要がある記録まで一律削除する趣旨ではありません。何を、なぜ、いつまで残すかを機微な添付ファイルと分けて確認します。