追加作業を請求できている？仕様変更の見積・承認から入金までをつなぐ

追加依頼・手直し・当初範囲を混ぜない

作業を止めるか進めるかの判断には、契約上の範囲と緊急性の両方が必要です。以下は分類の例で、個別の請求可否を決める表ではありません。

取適法の運用基準には、対象取引における不当な給付内容の変更・やり直し等の考え方が示されています。ただし、すべての事業間取引や工事に同じ規定がそのまま適用されるわけではありません。取引類型、当事者の規模、責任の所在を確認し、単に「書面がないから無償」「追加依頼なら必ず請求可能」と結論づけないでください。 参照：公正取引委員会：取適法の運用基準。

追加40万円の仕事でも、残る差額は13.6万円の例

金額は税抜、単位は万円。自社工数は既存社員16時間に管理用の原価単価0.4万円を掛けた配賦額です。材料と外注の購入には、この例では消費税10％がかかると仮定します。

差額13.6万円は会社の最終利益ではなく、この変更の原価を引いた採算です。共通管理費や借入利息、税金等を別に確認します。実際に残業代や臨時人員費が増える場合は、その増分を原価と支払予定へ追加してください。既存給与を含む通常支払を資金表へ入れているなら、配賦工数6.4万円をもう一度現金支出へ足しません。

承認済み・未請求・未入金を一つの金額にまとめない

金額欄の数字は架空の税抜金額です。各行は別案件であり、同一案件の進捗段階を重複合算した表ではありません。会計上の売上認識は契約と履行状況に照らして別途確認します。

この表の合計115万円を「回収できる売上」とは扱いません。とくに未承認40万円は、顧客の価格合意が未了です。請求可能な15万円が請求処理から漏れていれば、担当者を決めて締日前に確認します。請求書を出した後も、請求番号、入金名義、振込手数料の負担、相殺の有無を照合してから残額を消し込みます。

44万円の入金が2週遅れると、下限を2万円割る

単位は万円。週初100万円、通常入金40万円・通常支払45万円が毎週ある別の全社資金例です。通常支払には既存給与・返済等を含むと仮定。追加の材料13.2万円を第1週、外注8.8万円を第2週に払い、税込44万円を第3週または第5週に受け取ります。

遅延案の44万円は第5週に入金します。社内で仮に60万円を下限とすると、第4週の不足は60－58＝2万円です。下限は制度上の基準ではありません。入金の約束が曖昧なまま2万円だけ調達して終えるのではなく、前受・中間請求の可否、発注時期、他案件の遅延も確認します。5週以降を含む13週表と、同じ週の支払日順の残高も別に点検してください。 参照：J-Net21：資金繰り表を活用する。

顧客へ送る追加見積に残したい七つの情報

メールや打合せメモを、後から当初仕様との違いが分かる内容にします。会社ごとの承認手続に合わせて使う確認項目であり、この形式だけで契約が成立するという意味ではありません。

受信した見積や請求書等の電子取引データは、保存要件を確認して扱います。印刷やスクリーンショットだけで原本データの代用ができるとは限りません。メール件名に変更番号を入れ、共有フォルダには基準版、送付版、顧客回答、請求版を区別して残すと、後日の照合が進めやすくなります。 参照：国税庁：電子取引関係。

未請求を減らすために毎週決めること

金額が小さくても変更番号を付ける

少額だからと台帳から外すと、同じ顧客の細かな作業が積み上がります。全件に長い稟議書を作る必要はありませんが、依頼日、担当、見積要否、所要時間、請求予定を一行残します。無償にすると決めた場合も、顧客への配慮なのか自社の不備への対応なのか、理由と承認者を記録してください。工数の記録があれば、次回契約の範囲や料金を見直す根拠になります。

価格交渉では原価への上乗せ率と採算率を分ける

追加原価26.4万円に30％を上乗せすると価格は34.32万円ですが、売上に対する差額の割合は約23.1％です。売上に対して30％の差額を残す目安なら、26.4÷0.7を0.01万円単位で切り上げると37.72万円となります。どちらも価格を一方的に決める式ではありません。相手の予算、変更範囲、納期を含めて協議し、受け入れられない条件なら仕様を減らす案や着手時期を変える案も示します。

緊急対応と無制限の追加着手を分ける

安全確保や被害拡大の防止が必要な場面では、通常の見積完了を待てないことがあります。その場合も、応急措置の範囲、現場判断者、費用を報告する期限を記録します。応急措置が終わった後の恒久対応まで自動的に承認されたとは扱いません。顧客との合意が未了なら、作業内容と既発生費用を早く提示し、以降の工程を整理します。

検収の遅れを経理だけの問題にしない

未請求一覧で止まっている案件は、経理の作業漏れとは限りません。現場から完成報告が来ない、営業が検収先を確認していない、顧客担当者が不在など、原因ごとに担当が違います。毎週、金額、止まった日、次の連絡先、回答期限を確認します。請求を急ぐために検収日や作業日を実際と異なる日に書き換えることは避け、事実と契約条件をそろえて処理します。

資金不足は借入金額を増やす前に発生理由を分ける

採算の悪い追加作業を引き受け続けているのか、採算はあるが入金が遅いのかで対応は異なります。前者には価格や仕様、後者には承認・検収・回収の改善が必要です。借入相談では、変更台帳と案件原価を13週表につなぎ、回収が進んだ後も不足が残るかを示します。請求予定額を確定入金にして不足を小さく見せず、未確定分は別ケースで説明してください。

月末は台帳と帳簿の差を説明する

管理台帳の状態と会計上の計上時期は、完全に同じとは限りません。未検収、出来高、契約変更の合意状況などを税理士等へ伝え、売上・原価・未収の処理を確認します。経営者が見る一覧には、帳簿との差額、その理由、次の更新日を付けます。自社の管理ルールは実際の契約を上書きするものではないため、台帳上の期限と相手方との約定日も区別します。