給与開始後は届出・徴収・納付期限・資金確保を一つの予定表へ

給与開始後の源泉税管理を支払日単位で深掘りする

決議日・計上日・支払日を分ける

役員報酬を株主総会等で決めた日、会計に費用計上した日、本人の口座へ振り込んだ日は一致するとは限りません。源泉徴収と納付期限を判断するときは、実際の給与支払日を給与台帳と通帳で確認します。未払計上、遡及支給、複数月分のまとめ払いがある場合は、通常月と同じ処理を当てはめず、対象月と徴収時期を税理士や税務署へ確認します。

最初の給与より前に担当と納付手段を決める

給与計算を外部へ委託していても、税額の承認、振込、徴収高計算書、納付の責任分担が曖昧だと期限直前に止まります。代表者、給与担当、税理士、振込承認者の作業と締切を決め、e-Tax等を使う場合は利用者識別番号、電子証明書、暗証、納付口座の準備状況を確認します。本人確認情報やワンタイムコードを委託先へ安易に共有しません。

ゼロ円の月も対象者と支払事実を確認する

創業直後は役員報酬の支払が遅れたり、従業員の入退社で給与がない月が生じたりします。税額がゼロに見える月でも、支払の有無、未払、対象者、提出・納付手続の扱いを確認します。何もしなかった月を空欄のままにせず、確認日、確認者、根拠を給与管理表へ残すと、半年納付時の集計漏れを防ぎやすくなります。

納期特例の対象外支払を混ぜない

納期特例の対象は、給与・退職手当と税理士、弁護士、司法書士などへの一定の報酬から源泉徴収した税に限られると国税庁は案内しています。外注費や講演料など名称だけで対象・対象外を決めず、支払内容、相手の属性、請求書、契約を税理士へ示します。対象外の源泉税を半年後まで保留しないよう、支払区分ごとの納期限をカレンダーへ置きます。

採用増は人数だけでなく継続性を確認する

納期特例は給与の支給人員が常時10人未満であることが要件です。繁忙期の短期採用、日雇い、役員を含む支給人数などの数え方を推測せず、公式の質疑や税務署へ確認します。採用計画が要件へ影響する可能性を人事計画に表示し、該当しなくなった場合の届出、納付対象期間、次回期限を給与担当と資金担当が同時に更新します。

預り金を運転資金と区別する

納期特例では会社口座に源泉税相当額が長く残るため、残高が増えたように見えます。月末現預金から源泉税、住民税、社会保険、消費税等の近い納付予定を控除し、利用可能現金を表示します。納付口座を分ける場合も帳簿上の預り金と毎月照合し、半年分42万円という架空例が給与台帳合計と一致するか、納付前に別担当者が再計算します。