発注書を売上の根拠へ契約金額と入金日を分ける

基本契約が支払、秘密保持、検収などを定めても、発注義務や最低数量がなければ将来売上は別確認です。個別注文、発注予定表、過去実績、担当者確認を補足します。

予算承認、試作品合格、許認可取得、納期確定などが条件なら、充足状況、期限、証拠、未達時の扱いを記録します。条件を省いて確定案件と表示しません。

同じ案件について見積書、基本契約、発注書が複数あると、別案件として合算しやすくなります。案件番号を一つ付け、改訂版は旧版を置き換え、増額・減額履歴を残します。

前の勤務先で担当していた顧客がいても、独立後の自社へ注文が引き継がれるとは限りません。新しい契約当事者、口座、請求先、発注権限者を確認します。取引継続の意向がある場合は、相手が同意した範囲と発注までに残る条件を記録してください。前職での売上実績は自分の経験の説明として使い、自社の契約済み売上とは欄を分けます。

予算承認、現場の確保、仕様の最終決定など、内定には複数の条件が付くことがあります。条件ごとに確認先と回答予定日を設定し、全部が解消したかを点検します。回答待ちが長引くと、材料手配や人員確保の期限が先に来る場合があります。その時点で発注や採用を進めるリスクと、待つことで納期へ与える影響を整理し、相手の権限者へ相談してください。

失注したからといって、既に買った専用材料や外注の着手費用が全額戻るとは限りません。発注済み、取消可能、他案件へ転用可能、返金待ちを分けます。違約金や請求可能額は契約と事実に基づいて確認し、未合意の金額を回収予定へ置かないでください。取消後も残る支払と在庫保管費等を記録すると、受注がなかった場合の資金不足が見えます。

顧客の確認担当者が不在、現場側の前工程が遅れる、試験の再実施が必要といった事情で、作業完了日と検収日は離れることがあります。検収方法、必要資料、確認者、再提出時の扱いを受注時に確認します。自社で完了と判断した日だけを使って請求や回収を前倒しにせず、契約条件と顧客への確認に基づく基準案と遅延案を作ってください。

入金があっても、契約先と振込名義が違う、手数料が引かれる、別取引との相殺があると、案件台帳の残額が合わなくなります。請求番号、税込請求額、実際の受取額、差額の理由を照合します。差額を値引きとして処理する前に、契約上の負担者と相手の明細を確認してください。資金繰り表の入金額も、承認のない予定相殺で減らしたり増やしたりしないようにします。

融資申込後に案件が増減した場合は、旧計画、変更内容、理由、売上と資金への影響、対応案をまとめます。書類の変更箇所だけでは、必要借入額や返済余力への影響が伝わりません。基準となった原本は残し、新しい回答や契約を別版で保存します。大口案件の失注や支払延期は、結果が完全に固まるまで隠さず、確認済みの事実と未確定部分を分けて担当窓口へ伝えます。