マイナンバーカードの写しは必要な面と送付先を先に確認

個人情報保護委員会は、身分証明書の写しとして表面をコピーすることは問題ない一方、番号法で定められた場合以外に裏面の個人番号をコピーできないと案内しています。

裏面QRコードから個人番号を読み取れるため、写真共有や画面共有で見える状態にも注意します。不要なら撮影対象から外します。

メール添付、チャット、端末のダウンロード、クラウド同期、再委託先、バックアップ等へ複製される場合があります。現実に確認できる範囲と方法を契約・窓口で確認します。

表面には氏名、住所、顔写真などが含まれます。本人確認が済んだ後も営業資料や事例紹介に使ってよいと決まるわけではありません。取得目的、担当者の閲覧範囲、問い合わせ先を確認し、融資資料を共同編集する権限と身分証の閲覧権限を分けます。相手が管理画面の設定を見せられない場合でも、誰が利用し、どの作業後に保存を見直すのか説明を求めてください。

番号を含む裏面自体が不要なら、最初から裏面を撮らず、表面だけを指定形式で提出する方が複製を減らせます。提出先が加工の要否を指定している場合は、その案内に従います。住所等を自己判断で隠すと本人確認を完了できない場合があるため、伏せたい事情を説明し、代替書類が使えるか確認します。加工版と原本が自動同期される端末の運用にも注意します。

写しの送付と、オンライン手続で本人が認証操作を行うことを分けます。支援者に操作を見てもらう場合も、暗証番号、ワンタイムコード、パスワードの入力画面まで共有しないようにします。認証情報が必要だと言われたら、何を誰の名義で行うのか確認し、本人が操作する方法を相談してください。支援契約の締結を、金融機関のアカウント共有の許可と読み替えません。

削除確認5件、未確認3件という台帳では、残る3件の回答を待つ担当と期限が必要です。画面から見えなくなったことと、保存データが消去されたことを区別します。再委託先やバックアップは支援会社から確認を進めてもらい、復元した際に不要な画像が業務領域へ戻らない扱いも確認してください。期限後は記録を閉じず、完了又は残存理由の更新を求めます。

再送付の手間や安全な提出手段の利用料がかかる場合、金額と業務範囲を見積で確認します。ただし追加料金があることは、不要な裏面を渡す根拠になりません。費用を払えば番号をどの用途にも利用できるわけでもありません。設備支払が迫る場合は、本人確認の代替と支払条件の調整を並行して相談し、融資実行を確約されたと解釈しないでください。

受信確認が取れない、説明した用途と違う利用が疑われる場合は、依頼文、送付日時、連絡履歴を保存します。相手の管理画面へ無断で入るなどの対応は行わず、責任者への連絡と公的窓口への相談を進めます。カードそのものの紛失等がある場合は、写しの管理とは別にカードの公式窓口で必要な手続を確認してください。再発行等の要否をこの記事だけで決めません。